クラウド方式による勤怠管理システムへの移行

我が社では2012年12月までEXCELファイルを利用した勤怠管理を行っていました。各社員が日々の勤怠を定型のEXCELファイルに登録し、月末になると1ヶ月分の実績として上司に渡します。上司として一番困るのが、勤怠記入のルールがあるが、EXCELマクロとして登録出来ないものもある為、各社員の入力内容に誤りがないかを1つ1つ確認しなければいけないことです。また昨年より社内ルールとして毎週の勤怠確認が必要ということで、そのチェックが月1回ではなく週1回になり確認作業の時間が増えました。また、毎週の勤怠確認は今まで課長が行い承認後に部長に渡していましたが、昨年より係長の承認も必要になりました。社内ルール変更後、3ヶ月経過したところで勤怠管理の運用が不便であるとの話から色々意見交換を行った結果、勤怠管理システムを社内用に作成しようとなりました。

まずは会社としてどのようなものが欲しいのか検討してもらいます。そこで出たのが勤怠管理システムをクラウド方式で実現できないかとお話でした。我が社では会社のホームページをレンタルサーバを利用していましたので、その環境を利用してクラウド方式の勤怠管理システムを構築することとなりました。次にプロジェクトチームの立ち上げです。今回は実際の仕事とは別に自己啓発の一環としてプロジェクトチームを立ち上げることになった為、参加してくれるプロジェクトメンバを社内から募集します。正直参加メンバが出てくれるか不安もありましたが、募集した結果、9名の参加者がありました。この9人をエンドユーザの立場として2名、システムの設計者として3名、システムの開発者として4名に分けました。スケジュールは会社側から2013年1月から仮運用を行いたいとのことでしたので、話が決まった7月から9月でシステム設計を行い、10月~11月で開発、12月にテストと決めました。話が前後しますが、クラウド方式にした時のメリットとしては、インターネットへ接続する環境があればどこからでも勤怠を確認することが出来ることが1番に上げられます。クラウド方式にすることで、昨年の社内ルールの1つである週毎の報告を社員はクラウド方式の勤怠管理システムに入力するだけで、後は上司が毎週確認すれば良くなります。

また係長の確認も課長と同様に可能となります。また当初から上司が困っていた入力内容の確認もシステムでチェックが出来るようになっていれば、上司の確認の負荷は大幅に減ります。さて、7月から始めた今回のプロジェクトですが、1月に仮運用を行い、現時点(1/26)では非常に成果が出ています。特にトラブルもなく、承認確認も非常に楽に行えています。次は承認機能を強化しようと、プロジェクトメンバは機能アップを目指して新たに進み始めました。これからが楽しみです。