勤怠管理とペーパーレス

昔の勤怠管理はペーパーを使用し押印またはサイン後に検印作業を人海戦術でおこなっていました。このときは会社の入門時に入門チェックをおこなわれていました。タイムカドまたは社員証カードで入門時間がチェックされていました。従って入門チェックと勤怠管理ペーパーには基本的には不整合はあってはいけないことになっていました。ただいろいろな事情で不整合が発生する場合があり、その場合はその不整合があっても正しい勤務実績として認められれば手書きの勤怠管理ペーパーの内容で認められていました。このような方法ですととにかく記入するペーパーが非常に大事なものであり汚れや記入する文字等にも気をつかっていました。また検印作業を確実に行ってもらう必要もあり検印者にできるだけ直接手渡しするなど気を使いました。また検印は場合によっては複数の検印を必要とする場合もあり大事な作業とはいえ手間のかかるものでした。特に検印者が不在のときなど提出期限もあり余計な気をつかうことが多いこともありました。またペーパー自体が月の初日に配布されるものが理由はともかく数日遅れて配布されてくることもありこの点でも余計な気をつかうこともありました。このように一枚のペーパーですが、複数の社員がペーパーに関係する作業にたづさわりあるいみで煩雑な作業となっていました。全てに人が関わり検印期限や最終提出期限も決められてはいるもののも実際はあいまいなものとなっている部分がありました。パソコンが社員ひとりひとりに貸与されたり社内イントラネットが整備されると勤怠管理はペーパーレスのスマートなものとなりました。入門管理は社員証カードでチェックされるのは以前と変わりませんが勤怠管理は直接にペーパーに記入するのではなく社内イントラネットを使用しイントラネットから各自必要な勤怠管理票をとりだしてそれに記入することになり記入してその内容を確認すれば自動的に検印者あて送付され、そこで検印作業が終了すると必要な場合は次の検印作業者へと送付されます。必要な検印作業が終了すると本人あてにもどってきます。そして次の日の記入作業を行うといった具合に作業は進行します。このペーパーレス作業の進行具合は確認できるようになっており今現在のどこでこのペーパーレス作業が止まっているか確認できます。例えば検印作業が数日止まっている場合などその検印者あてメールなどで督促できるということです。このように新しい社内イントラネットを利用したペーパーレス勤怠管理はペーパーを使用していたものと比べてさまざまな利点があり社内の合理化に貢献しています。